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La dématérialisation de vos fichiers, ça vous parle ? On dénombre autant d‘avantages pour votre entreprise que pour vos collaborateurs ! Pour rappel la dématérialisation de documents, c’est les produire directement au format numérique à partir d’un système d’information. C’est un fait, la dématérialisation touche aujourd’hui de plus en plus d’entreprises qui souhaitent gagner du temps, de l’efficacité et de l’argent.

LA DÉMATÉRIALISATION DES BULLETINS DE PAIE

Prenons le cas par exemple de la dématérialisation des bulletins de paie qui bénéficie d’une législation favorable. En effet, depuis le 1er janvier 2017, la loi du Travail autorise les entreprises à générer la distribution des bulletins de paie au format électronique sans accord préalable du salarié. Même si le salarié peut s’y opposer, le bulletin de paie dématérialisé est devenu une norme. En termes de dématérialisation, la France a encore beaucoup de retard par rapport à ses voisins comme l’Allemagne et l’Angleterre qui atteignaient des taux respectifs de 95% et 73%.

« La loi impose tout de même que l’employeur garantisse l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité de ce processus. La durée pendant laquelle le salarié doit pouvoir accéder à ses bulletins est de 50 ans à partir de leur émission, ou jusqu’aux 75 ans du salarié. L’employeur doit, lui, conserver un double du bulletin (papier ou électronique) pendant 5 ans. »

DES AVANTAGES CONSIDÉRABLES POUR VOS COLLABORATEURS

En adoptant la dématérialisation de vos bulletins de paie, vous offrez à vos salariés de nombreux avantages :

  •  Un accès à un coffre-fort électronique gratuit, sécurisé et disponible
  • La possibilité d’afficher et d’éditer à tout moment les bulletins à n’importe quel moment
  • La possibilité de centraliser l’accès à l’ensemble des bulletins via le compte CPA
  • La rapidité, les bulletins sont disponibles immédiatement contrairement à des formats papiers qui mettent plus longtemps à arriver par la poste
  • La fiabilité du processus

DES AVANTAGES POUR VOTRE ENTREPRISE

Si vos employés bénéficient d’avantages, ils ne sont pas les seuls, vous-mêmes bénéficiez d’intérêts :

  • Les coûts sont moindres, vous économisez des frais d’impression et d’affranchissement sans oublier que vous gagnez de l’espace en n’ayant plus besoin de stocker physiquement les documents.
  • Vous gagnez en productivité car le processus de traitement des documents est plus rapide et les recherches plus simples à faire
  • Vous évitez les erreurs humaines et vous vous offrez la fiabilité grâce à un archivage sécurisé

UNE UTILISATION SIMPLE ET EFFICACE

La dématérialisation n’a rien de bien compliqué : une fois qu’elle est en place, il suffit d’indiquer l’adresse e-mail de vos salariés sur leur fiche et de choisir l’option de dématérialisation au moment de la création et édition des bulletins. Hormis les salariés qui s’opposeront à cette pratique, chacun recevra un e-mail pour les informer de la disponibilité de leur bulletin de paie dans leur coffre-fort numérique.

« Choisir la dématérialisation, c’est aussi la possibilité de gérer numériquement les contrats de travail : une solution plus rapide pour envoyer les contrats et gérer le processus de signature et d’approbation. Là aussi, la valeur juridique du document dématérialisé est garantie, et même accrue avec la conservation pendant 10 ans des éléments de preuve de signature électronique auprès de la Caisse des dépôts et consignations. »

Il n’est jamais trop tard pour se lancer, la prochaine étape de l’évolution de votre paie réside dans la dématérialisation des bulletins (entre autres).

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