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De plus en plus démocratisée en France, elle soulève tout de même quelques interrogations concernant sa nature et son utilisation.

Première confusion dans l'esprit des potentiels utilisateurs : La différence entre signature "électronique" et signature "numérique". Pour beaucoup, les deux termes signifient qu'un document a été signé de manière électronique en ligne. Cette affirmation est erronée. En effet, si la signature "électronique" reprend les codes et la valeur juridique de la signature manuscrite, ce n'est absolument pas le cas de la signature dite "numérique".

La seconde confusion est que beaucoup pensent que la signature électronique est une version scannée de leur signature manuscrite.

En somme, la signature électronique est un procédé technique dans lequel, le signataire appose son accord à valeur juridique sur un document électronique. Au niveau du déroulement de la signature électronique, c'est un processus qui se réalise uniquement en ligne. C'est-à-dire qu'aucun logiciel, aucun lecteur de carte ou clé USB n'est nécessaire ! Assurez-vous également que le document soit au format PDF, c'est le format standard unique qui est reconnu en Europe. Le recueil du consentement est une étape obligatoire, afin de s'assurer que l'ensemble des informations ont bien été prises en compte par le signataire.

Il existe plusieurs avantages à utiliser la signature électronique :

Le gain de temps
La possibilité d'accès sur différents supports (ordinateur, tablette, téléphone...)
L’accélération du taux de transformation
La valeur juridique qui est identique à la signature manuscrite.
La sécurisation des documents grâce à un scellé dès l'apposition de la signature.

Irrévocable, infalsifiable, non-réutilisation, simplifie les échanges internationaux et respecte l'environnement.

Attention cependant à s'assurer que la signature se fait via un procédé fiable qui garantit l'identité de(s) signataire(s). Si la signature électronique est faite à 100% en ligne, elle n'exclue pas la présence physique de l'ensemble des parties au contrat.

En résumé la signature électronique concerne : les CGV ou CGU, les devis, les mandats, les autorisations de prélèvement, les factures, les contrats, les bulletins de paie...

Quelques chiffres :

91% C'est le pourcentage de réduction des coûts de traitement qui est possible grâce à la signature électronique.

La possibilité de raccourcir de 46% le cycle de traitement des documents en passant par la signature électronique.

La signature électronique permet également une réduction de 30% du temps de gestion des requêtes fournisseurs.

La signature électronique garantit l'intégrité du document et l'authentification du signataire.

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