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La société dans laquelle les entreprises évoluent aujourd'hui pousse de plus en plus à entrer dans l'ère du Zéro papier, ou "Zéro papier inutile" comme nous avons l'habitude d'expliquer à nos clients. C'est ainsi, que s'inscrivent les deux concepts de digitalisation et de dématérialisation.

72% des gérants de TPI ne voient pas l'utilité d'un passage au digital.

Etude Martecard x IFOP
Les entreprises se trouvent, alors, en pleine mutation digitales. D'autant plus qu'avec la crise sanitaire Covid-19 et les confinements, la transition a dû se faire plus vite que prévue dans certains types d'entreprises. Les conséquence de cette accélération digitale sont plutôt mitigées. Si certains ont pu accélérer dans leur projet de digitalisation, d'autres l'ont subi.
En effet, une étude menée par MasterCards et l'institut IFOP démontre que 67% des gérants de TPE voient la digitalisation comme un "passage obligé" plutôt qu'une réelle opportunité d'évolution de l'entreprise. Cette étude révèle également que 51% des gérants de TPE estiment que cette transition n'est pas nécessaire. Ce chiffre s'élève à 72% pour les gérants de TPI.
Digitalisation et dématérialisation sont-ils des concepts totalement différents ? Ou s'inscrivent-ils dans une démarche globale ?
Tout d'abord, il parait essentiel de définir exactement les deux concepts.
La dématérialisation va consister à traiter des documents papiers ou PDF. Elle permet de traiter de manière automatique l'information présente sur les documents.
Il existe différents avantages pour les entreprises à avoir un système de dématérialisation comme une GED par exemple :
- L'amélioration de la traçabilité des documents et des modifications qui peuvent-être apportées
- S'affranchir de l'archivage papier, ce qui permet un gain de place considérable
- L'exploitation à 100%du flux d'informations, ainsi nous évitons la perte ou l'oubli de traitement d'une information, d'un document.

Si la dématérialisation a de nombreux avantages, il faut tout de même souligner un certain point de vigilance qui peut s'avérer être un atout considérable. En effet, le traitement de données, fait l'objet d'une règlementation stricte dû à la norme RGPD du 25 Mai 2018. Ainsi, une système de GED permet de traiter; stocker et archiver les documents et donc les données personnelles de manières totalement conforme à la règlementation en vigueurs.

La dématérialisation est alors une étape essentielle et particulièrement sensible dans toute stratégie de digitalisation.

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