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Qu'est-ce que c'est ?

Globalement, la dématérialisation fait partie d'un projet interne de digitalisation de l'entreprise plus vaste. Elle en est d'ailleurs un des premiers grands travaux à mettre en place lorsque l'on souhaite initier une stratégie de digitalisation.

La dématérialisation concerne plusieurs axes : les documents, les échanges et les processus métier. Grâce au système de GED (Gestion Électronique des Documents) il est plus facile de dématérialiser les documents. C'est sur cet aspect que nous allons nous concentrer.

Comment ça se formalise ?

Au niveau des documents électroniques, ils peuvent être de différentes natures. Cela va du bulletin de paie à la facture client en passant par les bons de livraison par exemple. L'ensemble de ces documents peuvent être numérisés ou imprimés virtuellement dans la GED afin d'être traités, vérifiés et archivés.

Ainsi cela permet aux entreprises de gagner en temps, de réaliser des économies de papier et même de dégager une image éco-responsable. Au-delà des aspects financier et éthique, le système de GED garantit la sécurité des documents. En effet, si celle-ci archive et conserve l'ensemble des documents qui y sont imprimés, elle permet également aux entreprises de se mettre aux normes RGPD.

En plus de faciliter les échanges d'informations en interne, la dématérialisation va permettre d'accélérer les échanges vers l'intérieur. C'est-à-dire que des documents destinés à des personnes extérieurs à l'entreprise pourront être transmis (contrat de vente par exemple).

Ainsi grâce à la dématérialisation il est possible de mettre en place un système de signature électronique des devis, bons de commande, bons de livraison... Les contrats de vente ou d'adhésion peuvent également être signés électroniquement.

Au-delà du traitement des documents, la dématérialisation permet également de faciliter les transactions, grâce notamment aux cryptomonnaies et aux systèmes de Blockchain. Ainsi, cela complète le processus de signature électronique par une transaction électronique.

Tout ceci est bien sûre possible car une grande majorité de la population est équipée d'un appareil lui donnant accès à des informations digitalisées :

- Ordinateurs (76%)

- Tablettes (42%)

- Smartphone (77%)

Ces outils, nécessaires pour recueillir et traiter des documents sont maintenant amplement entrés dans les mœurs. De plus, que cela créé autant de canaux de communication auprès des clients ou des prospects. Ainsi, cela permet d’interagir directement avec les cibles de l'entreprise de manières automatisées.

Pour plus d'informations concernant nos solutions de GED ou de sauvegarde contactez-nous au 03 81 21 24 62 !

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